SRCS Board Meeting Agenda Analysis - 3/10/2021

Español y Inglés

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BOARD MEETING
Santa Rosa City Schools
March 10, 2021 6:00PM 

4:30 p.m. - Closed Session 
6:00 p.m. - Open Session


​*** streamed ***
A live link will be posted on the SRCS website (link).
https://bit.ly/SRCSvideoboardmeetings

Please take time to review the following abbreviated version of the agenda.  Click here to see the entire agenda. It has live links on many items with more information.  If you want to comment to the board about any upcoming items, email  agendacomments@srcs.k12.ca.us. Please CC wearesrta@gmail.com on your comments.

Closed Session Items: 
A.1. Public Comment On Closed Session Agenda Items. To comment, email Adina Flores at ayflores@srcs.k12.ca.us.

B.1. Public Employee Performance Evaluation (Title of employee being reviewed: Superintendent, Deputy Superintendent, Assistant Superintendent, Principals, Vice Principals, Directors, Coordinators)

B.2 Public Employee Discipline/Dismissal/Release

B.3 Conference with Labor Negotiator (CSEA/SRTA)

B.4 Conference With Legal Counsel - Anticipated Litigation (Number of Potential Cases: 1, number 2020010564)


C. RECONVENE TO REGULAR OPEN SESSION (5:30 p.m.)
C.6. Special Presentations for Student of the Month and Certificated/Classified Employees of the Month 

Santa Rosa Charter School for the Arts
Student: Talia Brayton
Certificated Employee: Melissa Wilde
Classified Employee: Cynthia Parkhill

Santa Rosa French American Charter School
Students: Mateo & Jacobo Esquivel-Arango
Certificated Employee:  Ketsia Cabaz Raufaste
Classified Employee: Angel Bigelow

SRTA members from Charter Arts and French American Charter are encouraged to attend the board meeting in support of those being honored from their site.

C.8. Public Comment on Non Agenda Items
SRTA members are invited to raise their hand and provide voice only comments during the meeting. Please observe the standard three minute time limit (and be prepared for a last minute change to a two minute limit). Only items not on the agenda are addressed at this time. 

Comments are requested at the board meeting to bring a members perspective to the messages contained in this analysis, and share real experiences of the impact of district policies and practices.  Please commit to watching at least one board meeting this year, and speaking to an agenda item that impacts you or your students. Speakers are most impactful when they are well spoken, composed and reasonable.

E. DISCUSSION / ACTION ITEMS
E.1. (Action) Approval of Resolution Recognizing March 2021 As National Women’s History Month


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CLICK READ MORE TO SEE THE REST OF THE ANALYSIS

Summary
During Women's History Month, we reflect on the extraordinary accomplishments of women and honor their role in shaping the course of our Nation's history. Today, women have reached heights their mothers and grandmothers might only have imagined. 

Resolution
https://nationalwomenshistoryalliance.org/
https://www.womenshistory.org/womens-history/womens-history-month
 
Women’s History Month began as a local celebration in Santa Rosa, California. The Education Task Force of the Sonoma County (California) Commission on the Status of Women planned and executed a “Women’s History Week” celebration in 1978. The organizers selected the week of March 8 to correspond with International Women’s Day. The movement spread across the country as other communities initiated their own Women’s History Week celebrations the following year.
 
The gender wage gap is between $0.5 - $1.1M over the working life of a woman. There is still much work to be done.

E.2. (Action) Resolution Declaring March as Arts Education Month in Santa Rosa City Schools
Summary
A well-rounded education should include the stimulation and creative thinking that the arts help to develop. It is important that we recognize and celebrate the essential role of arts education in our schools and Arts Education Month helps communicate that intrinsic value. SRCS celebrates Mariachi/Arts Summer Camp and the Music Blitz program. 

Resolution

SRTA supports Art Education for all of our students.

SRCS was awarded a $5000 grant to develop an arts plan for the elementary district in 2019-20. The plan is not attached to this agenda item, and can not be found on the district website. Where is that plan located?

There was a board member request for data on the effects of the implementation of Wednesday Art opportunities within the district. Where is that data available?

E.3. (Discussion) Return to Hybrid In-Person School Update
Summary
Tentative agreements are made. Staff will be preparing for students’ return to school and their academic and socio emotional wellbeing by participating in training on March 29-31 for elementary and April 22-23 for secondary.SRCS is expected to receive $4,945,772 from the  Safe Schools for All Plan Grant. On or before June 1, 2021, the governing board shall adopt at a public meeting, a plan describing how the funds will be used.SRCS is expected to receive $10,575,977 from the Expanded Learning Grant for vulnerable students. Staff is acquiring Covid Vaccinations from various sources. Voluntary surveillance testing has begun. 
March 1 Readiness Chart
COVID Safety Site Verification Team Form 
Return to School Plan 3.0
Plan Para El Regresso A Clases 3.0
Parent/Guardian Health and Safety Agreement
SRCS Site-Specific Safety Plans

Safety of students and staff is paramount in returning to in-person learning. SRTA looks forward to assisting elementary site verification teams meeting the March 12 deadline for completing initial assessments. 

E.4. (Action) Second Interim Fiscal Report with Positive Certification for the 2020-21 Fiscal Year
Summary
The Board certifies that the district is Positive. This means the district is able to meet financial obligations for current and two subsequent fiscal years while maintaining a minimum of a 3% reserve for economic uncertainty.
Presentation
Fiscal Report
Multi-Year Projection
Fiscal Stabilization Plan

SRTA appreciates the practice of shifting expenses to other funds, alleviating pressure on general funds.

One wonders what conditions would trigger using the 3% of funds set aside for economic uncertainty.

F. CONSENT ITEMS 
F.2. Approval of Personnel Transactions
The Board will consider approval of the personnel transactions submitted.
Personnel Transactions

EdJoin shows a total of 94 current postings for 125 job vacancies for SRCS which is 36 more than last month. 32 of these are coaching positions. There are 30 certificated openings (thirteen more than last month), and 2 certificated management openings (one more than last month). There are 91 current classified openings (14 more than last month), and no classified management positions (the same as last month.) 

Maria Carrera (LCMS), Joan Fox (HSMS), and Joanne Reiko Takano (SPSV) are retiring at the end of the year. We thank them for their combined fifty-six years of service to SRCS students.

There are three classified resignations for the end of the year after a combined two years of service. Another Leave of Absence is being taken.

Director Elizabeth Evans is retiring after 26 years of service to our students and staff.

CSEA has three new hires. Welcome aboard! 
 
There is one classified resignation. We thank them for their 21 years of service to SRCS students and staff.
 
SRTA members support and appreciate our dedicated classified staff. 


F.5. Approval of Contracts 
Summary
The Board will consider approval of the contracts submitted.

#
Provider
Cost
Description


Serving District Students


1
Santa Rosa American Little League
$0.00
Agreement for land use between SRCS and Santa Rosa American Little League to use James Monroe Elementary School field at 2567 Marlow Road for the tenth year. The League is responsible for year round maintenance and care to the fields. 

Total value of contracts = $0.00
Summary of Contracts
Contracts

F.6.  Approval of Contract with KYA Services, LLC for Boys Locker Room at Herbert Slater Middle School
Summary
The Board will consider the approval of the contract for KYA Services, LLC to encase the existing failing tile floors and walls with an epoxy coating system at the Herbert Slater Middle School Boys Locker Room.
KYA Proposal
Contract
This work is to be completed between March 11 and August 18, 2021.

F.7.  Approval of a Revised Memorandum of Understanding reached with SRCS and CSEA Chapter 75, regarding COVID-19 Isolation Rooms
Summary
The updated MOU provides an additional $2 per hour for volunteering to be on call to staff the Isolation Room. Any difficulties are to be resolved with administrators.
Revised MOU

SRTA members support our classified staff. The revisions to this MOU are appreciated.

F.8.  Approval of Specially Designed Academic Instruction in English (SDAIE) Variable Term Waiver for Serafin Jose Perez
Summary
The Board will consider approval of the Specially Designed Academic Instruction in English (SDAIE) Variable Term Waiver for Serafin Jose Perez.
SDAIE Waiver Request

This is the eighth time this year the board is making requirement exceptions to be able to staff positions. 

F.9.  Approval of Application for E-Rate Year 24 (2021-22) Form 471 to Install a Wide Area Dark Fiber Network Ring Service and Ring Access Services
Summary
Over the course of the previous 7 years, technology use in SRCS has increased dramatically. This proposal will provide additional capacity and resiliency of the data network to support current usage and to prepare for increased demand based on new technology adoption in the classroom and to support business operations. Project includes these services from these vendors:
 Sonic: Wide Area Network Ring Access and Services for Fully Managed Dark Fiber
DGI: Dark Fiber WAN Upgrade Project — Ring Access and Service
Service Pricing Sheet
Access Pricing Sheet
Lease
DGI Proposal-25717 Ring Access
DGI Proposal-25716 Ring Service
Sonic-SRCS Ring Service
Sonic-SRCS Ring Access
Sonic SLA

SRTA supports this replacement of the current contracts with AT&T at the end of their 7 year term. This is estimated to be significantly less expensive with the new E-Rate discount. The ten year cost is projected to be $345,700 compared to the $1,427,670 if we continued at current prices with AT&T.

SRTA appreciates SRCS’s utilization of Sonic, a highly regarded, locally owned and operated company over a national corporation.

G.1. and 2. APPROVAL OF MINUTES 
02/17/21 Minutes     02/24/21 Minutes

I.1. Future Board Discussion Items
SRTA Members are encouraged to prepare for the upcoming agenda items.

• Return to Hybrid  In-person School Update
• Measure I and L Bond Update
• 19-20 Audit Report
• Discussion Regarding Licensed Clinician and ERMS
• National School Library Month Resolution

SRTA looks to the future scheduling of the following items:

• Update on College and Career Centers 
• 19-20 Audit Report
• Reduction in Force (RIF) Notification; Particular Kinds of Service (PKS); Non-reelects (NRE)
• HR Board Policy Updates
• Enrollment Projections
• (Jan) Elementary Summit
• Data/Update on IGP Usage and Diplomas
• Data on the effects of the implementation of Wednesday Art opportunities
• Open Enrollment Policy Update 
• Start of School Overview
• Granting a permanent easement to City of SR at MHS
• Youth Truth Data / Goal Update 
• Lease / Leaseback Montgomery High School
• Parcel Tax Update
• Update on ELPAC
• CTE Update
• Student Voice Policy
• Dress Code Policy
• Financial Aid Awareness Month
• T & L K-12 Update
• Emergency Preparedness Discussion
• BEST Plus Update
• PE update

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REUNIÓN REGULAR DE LA MESA DIRECTIVA
Escuelas de la ciudad de Santa Rosa
10 de marzo, 2021 6:00 PM
4:00 pm. - Sesión cerrada
6:00 p.m. - Sesión abierta

*** transmitido ***
Se publicará un enlace en vivo en el sitio web de SRCS (enlace).
https://bit.ly/SRCSvideoboardmeetings

Tómese el tiempo para revisar la siguiente versión abreviada de la agenda. Haga clic aquí para ver la agenda completa. Tiene enlaces en vivo en muchos artículos con más información. Si desea comentar sobre algún artículo, envíe un correo electrónico a agendacomments@srcs.k12.ca.us. Por favor CC wearesrta@gmail.com en sus comentarios.

Elementos de la sesión cerrada:

A.1. Comentario público sobre los puntos de la agenda de la sesión cerrada. Para comentar, envíe un correo electrónico a Adina Flores a ayflores@srcs.k12.ca.us.

B.1. Evaluación del desempeño del empleado público (Título del empleado que se está revisando: superintendente, superintendente adjunto, superintendente asistente, directores, vice directores, subdirectores, directores de programas, coordinadores)
 
B.2 Disciplina / Despido / Liberación de Empleados Públicos

B.3 Conferencia con Negociador Laboral (CSEA / SRTA)
 
B.4 Conferencia con el asesor legal - Litigio anticipado (Número de casos potenciales: 1, número 2020010564)


C. RECONOCIMIENTO A LA SESIÓN ABIERTA REGULAR (5:30 p.m.)

C.6. Presentaciones especiales para el estudiante del mes y los empleados certificados / clasificados del mes

Escuela autónoma de Santa Rosa para las artes
Estudiante: Talia Brayton
Empleado certificado: Melissa Wilde
Empleado clasificado: Cynthia Parkhill
Escuela Charter Francesa Americana de Santa Rosa
Estudiantes: Mateo & Jacobo Esquivel-Arango
Empleado certificado: Ketsia Cabaz Raufaste
Empleado clasificado: Angel Bigelow

Se alienta a los miembros de la SRTA de Charter Arts y French American Charter a asistir a la reunión de la Mesa Directiva en apoyo de los homenajeados en su sitio.

 
C.8. Comentario público sobre temas ajenos a la agenda

Se invita a los miembros de la SRTA a levantar la mano y hacer comentarios solo con voz durante la reunión. Observe el límite de tiempo estándar de tres minutos (y esté preparado para un cambio de último minuto a un límite de dos minutos). En este momento, solo se abordan los temas que no están en la agenda.

 
Se solicitan comentarios en la reunión de la Mesa Directiva para brindar una perspectiva de los miembros a los mensajes contenidos en este análisis y compartir experiencias reales del impacto de las políticas y prácticas del distrito. Comprométase a ver al menos una reunión de la Mesa Directiva este año y hablar sobre un tema de la agenda que lo afecte a usted oa sus estudiantes. Los oradores son más impactantes cuando hablan bien, se componen y son razonables.

E. PUNTOS DE DISCUSIÓN / ACCIÓN

E.1. (Acción) Aprobación de la resolución que reconoce marzo de 2021 como el mes nacional de la historia de la mujer
Resumen

Durante el Mes de la Historia de la Mujer, reflexionamos sobre los logros extraordinarios de las mujeres y honramos su papel en la configuración del curso de la historia de nuestra nación. Hoy en día, las mujeres han alcanzado alturas que sus madres y abuelas solo podrían haber imaginado.
 
Resolución
https://nationalwomenshistoryalliance.org/
https://www.womenshistory.org/womens-history/womens-history-month

El Mes de la Historia de la Mujer comenzó como una celebración local en Santa Rosa, California. El Grupo de Trabajo de Educación de la Comisión de la Condición Jurídica y Social de la Mujer del Condado de Sonoma (California) planeó y ejecutó una celebración de la "Semana de la Historia de la Mujer" en 1978. Los organizadores seleccionaron la semana del 8 de marzo para que coincidiera con el Día Internacional de la Mujer. El movimiento se extendió por todo el país cuando otras comunidades iniciaron sus propias celebraciones de la Semana de la Historia de la Mujer el año siguiente.

La brecha salarial de género es de entre $0.5 y $1.1 millones durante la vida laboral de una mujer. Todavía hay mucho trabajo por hacer.

E.2. (Acción) Resolución que declara marzo como el mes de la educación artística en las escuelas de la ciudad de Santa Rosa

Resumen

Una educación integral debe incluir la estimulación y el pensamiento creativo que las artes ayudan a desarrollar. Es importante que reconozcamos y celebremos el papel esencial de la educación artística en nuestras escuelas y el Mes de la Educación Artística ayuda a comunicar ese valor intrínseco. SRCS celebra el Mariachi / Arts Summer Camp y el programa Music Blitz.
 
Resolución

SRTA apoya la educación artística para todos nuestros estudiantes.

SRCS recibió una subvención de $5000 para desarrollar un plan de artes para el distrito de primaria en 2019-20. El plan no está adjunto a este artículo de la agenda y no se puede encontrar en el sitio web del distrito. ¿Dónde está ubicado ese plan?

Hubo una solicitud de un miembro de la Mesa Directiva para obtener datos sobre los efectos de la implementación de las oportunidades de Arte de los miércoles dentro del distrito. ¿Dónde están disponibles esos datos?

E.3. (Discusión) Volver a la actualización de la escuela híbrida en persona

Resumen

Se hacen acuerdos provisionales. El personal se preparará para el regreso de los estudiantes a la escuela y su bienestar académico y socioemocional participando en la capacitación del 29 al 31 de marzo para la primaria y del 22 al 23 de abril para la secundaria. Se espera que el RCS reciba $4,945,772 de la Beca del Plan Escuelas Seguras para Todos . El 1 de junio de 2021 o antes, la Mesa Directiva adoptará en una reunión pública un plan que describa cómo se utilizarán los fondos. Se espera que el SRCS reciba $10,575,977 de la Beca de Aprendizaje Expandido para estudiantes vulnerables. El personal está adquiriendo las vacunas Covid de varias fuentes. Han comenzado las pruebas de vigilancia voluntarias.

Tabla de preparación del 1 de marzo
Formulario del equipo de verificación del sitio de seguridad de COVID
Plan de regreso a la escuela 3.0
Plan Para El Regreso A Clases 3.0
Acuerdo de salud y seguridad del padre / tutor
Planes de seguridad específicos del sitio de SRCS

La seguridad de los estudiantes y el personal es primordial para regresar al aprendizaje en persona. La SRTA espera poder ayudar a los equipos de verificación de las escuelas primarias a cumplir con la fecha límite del 12 de marzo para completar las evaluaciones iniciales.

E.4. (Acción) Segundo Informe Fiscal Interino con Certificación Positiva para el Año Fiscal 2020-21

Resumen

La Mesa Directiva certifica que el distrito es Positivo. Esto significa que el distrito puede cumplir con las obligaciones financieras para el año fiscal actual y los dos años fiscales subsiguientes mientras mantiene una reserva mínima del 3% para la incertidumbre económica.

Presentación
Informe fiscal
Proyección de varios años
Plan de estabilización fiscal

SRTA aprecia la práctica de transferir gastos a otros fondos, aliviando la presión sobre los fondos generales.
 
Uno se pregunta qué condiciones desencadenaría el uso del 3% de los fondos reservados para la incertidumbre económica.

F. ARTÍCULOS DE CONSENTIMIENTO

F.2. Aprobación de transacciones de personal

La Mesa Directiva considerará la aprobación de las transacciones de personal presentadas.

Transacciones de personal

EdJoin muestra un total de 94 publicaciones actuales para 125 puestos vacantes para SRCS, 36 más que el mes pasado. 32 de estos son puestos de entrenador. Hay 30 vacantes certificadas (trece más que el mes pasado) y 2 vacantes de gestión certificadas (una más que el mes pasado). Actualmente hay 91 vacantes clasificadas (14 más que el mes pasado), y no hay puestos administrativos clasificados (lo mismo que el mes pasado).
 
Maria Carrera (LCMS), Joan Fox (HSMS) y Joanne Reiko Takano (SPSV) se jubilan a finales de año. Les agradecemos por sus cincuenta y seis años combinados de servicio a los estudiantes de SRCS.
 
Hay tres renuncias clasificadas para fin de año después de dos años de servicio combinados. Se está tomando otro permiso de ausencia.
 
La directora Elizabeth Evans se jubila después de 26 años de servicio a nuestros estudiantes y personal.

CSEA tiene tres nuevas contrataciones. ¡Bienvenido a bordo!

Hay una renuncia clasificada. Les agradecemos por sus 21 años de servicio a los estudiantes y al personal de SRCS.

Los miembros de la SRTA apoyan y aprecian a nuestro dedicado personal clasificado.

F. ARTÍCULOS DE CONSENTIMIENTO
F.5. Aprobación de transacciones de personal
La Mesa Directiva considerará la aprobación de las transacciones de personal presentadas.
 
Resumen
La Mesa Directiva considerará la aprobación de los contratos presentados.
 
Contrato #
Proveedor
Costo
Descripción

Sirviendo a los estudiantes del distrito

1
Santa Rosa American Little League
$0
Acuerdo para el uso de la tierra entre SRCS y Santa Rosa American Little League para usar el campo de la Escuela Primaria James Monroe en 2567 Marlow Road por décimo año. La Liga es responsable del mantenimiento y cuidado de los campos durante todo el año.

Valor total de los contratos = $0
 
Resumen de contratos
Contratos
F.6. Aprobación del contrato con KYA Services, LLC para el vestuario de niños en la escuela secundaria Herbert Slater
 
Resumen
 
La Mesa Directiva considerará la aprobación del contrato para KYA Services, LLC para revestir los pisos y paredes de baldosas defectuosas existentes con un sistema de revestimiento epóxico en el vestuario de niños de la escuela secundaria Herbert Slater.
 
Propuesta KYA
Contrato
 
Este trabajo se completará entre el 11 de marzo y el 18 de agosto de 2021.
 
F.7. Aprobación de un Memorando de Entendimiento revisado alcanzado con SRCS y CSEA Capítulo 75, con respecto a las salas de aislamiento COVID-19
 
Resumen
El Memorando de Entendimiento actualizado proporciona $ 2 adicionales por hora para ser voluntario de guardia para el personal de la Sala de Aislamiento. Cualquier dificultad debe resolverse con los administradores.
MOU revisado 
 
Los miembros de SRTA apoyan a nuestro personal clasificado. Se agradecen las revisiones de este MOU.
 
F.8. Aprobación de la Exención de Término Variable de Instrucción Académica en Inglés Especialmente Diseñada (SDAIE) para Serafín José Pérez
Resumen
La Mesa Directiva considerará la aprobación de la Exención de Término Variable de Instrucción Académica Especialmente Diseñada en Inglés (SDAIE) para Serafín José Pérez.
Solicitud de exención de SDAIE
 
Esta es la octava vez este año que la Mesa Directiva hace excepciones a los requisitos para poder ocupar puestos.
 
F.9. Aprobación de la solicitud de E-Rate Año 24 (2021-22) Formulario 471 para instalar un servicio de anillo de red de fibra oscura de área amplia y servicios de acceso de anillo.
Resumen
En el transcurso de los 7 años anteriores, el uso de tecnología en SRCS ha aumentado drásticamente. Esta propuesta proporcionará capacidad y resistencia adicionales de la red de datos para respaldar el uso actual y prepararse para una mayor demanda basada en la adopción de nuevas tecnologías en el aula y para respaldar las operaciones comerciales. El proyecto incluye estos servicios de estos proveedores:
Sonic: servicios y acceso de anillo de red de área amplia para fibra oscura totalmente administrada
DGI: Proyecto de actualización de WAN de fibra oscura: acceso y servicio de anillo
Service Pricing Sheet
Access Pricing Sheet
Lease
DGI Proposal-25717 Ring Access
DGI Proposal-25716 Ring Service
Sonic-SRCS Ring Service
Sonic-SRCS Ring Access
Sonic SLA
 
SRTA apoya este reemplazo de los contratos actuales con AT&T al final de su término de 7 años. Se estima que esto será significativamente menos costoso con el nuevo descuento E-Rate. Se proyecta que el costo de diez años sea de $345,700 en comparación con los $1,427,670 si continuamos con los precios actuales con AT&T.
SRTA aprecia la utilización por parte de SRCS de Sonic, una empresa de gran prestigio, de propiedad y operación local, sobre una corporación nacional.
 
G.1. APROBACIÓN DE ACTA
02/17/21 Minutos     02/24/21 Minutos
 
I.1. Futuros elementos de discusión del tablero
Se anima a los miembros de la SRTA a prepararse para los próximos puntos de la agenda.

• Volver a la actualización de la escuela en persona híbrida
  
• Actualización de los bonos de la Medida I y L
  
• Informe de auditoría 19-20
  
• Discusión sobre el médico autorizado y el ERMS
  
• Resolución del Mes Nacional de la Biblioteca Escolar
  

SRTA mira a la programación futura de los siguientes elementos:

• Actualización sobre los centros universitarios y profesionales
  
• Informe de auditoría 19-20
  
• Notificación de Reducción de Fuerza (RIF); Clases particulares de servicio (PKS); No reelectos (NRE)
  
• Actualizaciones de la política de la Mesa Directiva de RR.HH.
  
• Proyecciones de inscripción
  
• (Enero) Cumbre de primaria
  
• Datos / Actualización sobre el uso y los diplomas de IGP
  
• Datos sobre los efectos de la implementación de las oportunidades de Wednesday Art
  
• Actualización de la política de inscripción abierta
  
• Resumen del inicio de la escuela
  
• Otorgar una servidumbre permanente a la ciudad de SR en MHS
  
• Actualización de datos / metas sobre la verdad de los jóvenes
  
• Arrendamiento / arrendamiento posterior Montgomery High School
  
• Actualización de impuestos sobre parcelas
  
• Actualización sobre ELPAC
  
• Actualización CTE
  
• Política de voz del estudiante
  
• Política de código de vestimenta
  
• Mes de la concientización sobre la ayuda financiera
  
• Actualización de T & L K-12
  
• Discusión sobre preparación para emergencias
  
• MEJOR actualización Plus
  
• Actualización de PE
  

 
 

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