SRCS Board Meeting Agenda Analysis - 2/27/19

Español y Inglés

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REGULAR BOARD MEETING
Santa Rosa City Schools
February 27, 2019 
​Santa Rosa City Hall - City Council Chambers100 Santa Rosa Avenue, Santa Rosa
4:00 pm Closed Session 
B.3.  Public Employee Discipline/Dismissal/Release
SRTA expects there will be members released prior to this board meeting who are “not a good fit” for our district, as well as members who will be released because of a “Reduction In Force” by the March 15th deadline.

B.3. Conference With Labor Negotiator (SRTA/CSEA)
SRTA and SRCS negotiation teams will meet before the board meeting.
PERB has sent us back to the table, where SRCS needs to provide an offer in writing.
6:00PM  Open Session Please take time to review the following abbreviated version of the agenda.  Click here to see the entire agenda. It has live links on many items with more information.  If you want to comment on any items, email agendacomments@srcs.k12.ca.us. Please CC wearesrta@gmail.com on your comments.

Regular meetings are televised on local cable channel 27 and re-broadcast the following Saturday at 7:00 PM and again Sunday at 9:00 AM.  Videos of the meetings are also live-streamed and posted on the SRCS YouTube Channel. Link to livestream and videos of prior meetings

C.8. Public Comment On Non Agenda Items
SRTA members are invited to complete blue speaker cards to speak to the board for up to three minutes.  Items not on the agenda are addressed at this time. Items on the agenda are addressed during discussion of the item, using the same blue card.
Speakers are needed at the board meeting to put a face to the messages contained here.  Please commit to attending a board meeting, and speaking to an agenda item that impacts you or your students. Speakers are most effective when they are composed and reasonable.

E. CONSENT ITEMS

E.2. Approval of Personnel Transactions
SRTA welcomes back rehires Rochelle Cooper (RHS), Katherine Cauvin (MHS), Michael Adams (Biella) and Theresa Adams (Biella).

SRTA bids a fond end of year farewell to Ashlee Proud-Moreno (MCHS).

SRTA is appreciative of our four more announced retirees: Jon Robbins (MCHS), Kristie Gardner (RHS), Clare D. Mata (PHS), and Debbie Chiurco (HCMS). Thank you for your 84 years of combined service to the students of our district.  We wish you a long and enjoyable retirement!

E.5. Approval of Contracts
SRTA is concerned that for a third year in a row, a consultant is being hired for $80,000 to assist the specialist already hired to oversee the bond facilities.

Contract #
Provider
Cost
Description

Serving District Wide Students


3
KTR Facilities Consulting, Inc.
$80,000.00
Renewal of contract to aid Bond/Facilities Director in all capacities of analyzing, redefining, and organizing. Facilitate facility department processes and procedures. Budgeting and Procurement practices in regard to Construction Management.

4
Circle Up Education
$5,000.00
Restorative Specialists, one representing each school site, will attend two (2) in depth trainings

5
Cooperative Strategies
no cost
Will survey exited students impacted by the October 2017 about their possible return. funded by the Community Foundation of Sonoma County and the United Way.

Serving Elementary School Students


1
Wenger
$90,516.81
Resubmittal from last meeting, with deduction of floor rugs, for a reduction of about $1000.

Serving Secondary School Students


2
Classroom Safari
$525.00
Piner High School's Biology Level III, Health Science and Biotechnology year two (2) courses (Site funds)

E.6. Approval of Elementary and Secondary Site Safety Plans
The revised School Safety plans were approved by each School Site Council and are available for review at each school and in the Curriculum and Instruction Office.
Upon approval of the District Emergency Plan this Spring, the School Safety plans will be updated using a new template.
CDE New School Safety Plan Template
SRTA encourages members to review their site safety plans. We would like the district to communicate the process they will be using to create the District Emergency Plan.

E.7, 8 and 9. Approval of Job Descriptions  Mental Health Clinical Supervisor, Network and Communications Systems Administrator, and New Custodial Manager Position
SRTA is confused why it is necessary to add a new Custodial Manager Position. We need more custodians, no question, but aren’t our Head Custodians already responsible for the majority of the items in this job description?

E.11. Approval of Low Performing Block Grant Application
SRCS is receiving a $1.2M grant due to our low CAASPP results. The attached paperwork states $5,219 in site funds for each ES, and $32,788 for each MS and HS. Will these funds be part of each site SPSA?
Monroe, Cook, Comstock, Slater, EAHS, Arts Charter, FACS and Ridgway are slated for two more years of Innovate Ed led Professional Development.

E.12. Approval of English Language Development (ELD) and Academic Language Development (ALD) Courses
The cost of the new adoption 7-12 that is being piloted in Spring of 2019 has an estimated cost of 1.5 million dollars. While wanting to appreciate some forward motion on our EL Master Plan, SRTA is confused about what creates this expense for this item. Will this be for curriculum? These course descriptions seem minimalistic. We understand that curriculum is going to be adopted to support these classes. The plan is to update these course descriptions after curriculum is adopted.
Academic Language Development (Newcomer)
Academic Language Development 11-12
Academic Language Development 7
Academic Language Development 8
Academic Language Development 9-10
Course Approval Documentation
Foundational English for Newcomers

F. DISCUSSION / ACTION ITEMS

F.2. (Action) English Learner Program and Services Update and approval of New Reclassification Criteria
We are changing our reclassification requirements.

1. English Language Proficiency Assessment for California (ELPAC) Overall score of (4) Well Developed
2. Teacher Recommendation
3. Parents must be told about the process of reclassification and their child’s status, and have an opportunity to ask questions.
4. The EL student can perform as well or better than native English grade level peers on statistically normed assessments (i.e., SBAC, Let’s Go Learn, Developmental Reading Assessment). See the attached document for specific requirements by grade level. Reclassification Criteria (ENG)

AB 2735 is a new law prohibiting English Learner students from being denied enrollment in core curriculum courses, courses required for high school graduation or courses for purposes of recognition for college admission, such as advanced placement or honors courses. There is a difference between encouraging and requiring.

Federal monitoring found Newcomer students are not provided with grade level core content instruction, ELs do not meet the district’s content and performance standards for their respective grade levels, Designated ELD does not exist for all English Learners, Materials are not grade-level aligned nor based on the Common Core State Standards for ELD.

Our district response to these federal findings is to create the new ELD courses in item E12, require a-g courses for all students, offer Professional Development opportunities for all teachers, providing daily high quality ELD instruction, Providing quality ELD materials and training, and use genuine formative assessments to guide instruction frequently.

CA ELD Standards are to be used by all content area teachers as well as ELD teachers to ensure support for our EL students. SRTA looks forward to consulting on the PD plan to implement this.

F.3. (Discussion) Federal Program Monitoring
SRTA is concerned about the deficiencies called out in this study of our district.  
EAHS, HCMS, and SRHS were sampled for this review. 7 deficiencies were found for Compensatory Education, 8 for Education Equity, and 14 for English Learners. In general, there is insufficient evidence that we are compliant regarding Federal Title Funds. This covers communications, evaluations, policies, processes, and identification and addressing of disparities. There were several deficiencies in our EL Program. Sites appear to not have gotten their full Title 1 allocations, and the budgeting and accounting decisions were not all acceptable.

F.4.  (Discussion) Local Control Accountability Plan Survey
Thought Exchange, which has been used for the last two years will be for families and stakeholders in grades TK-8.
YouthTruth which is a grant-funded survey will be for families, student, and stakeholders for our five comprehensive high schools and continuation high school.
Surveys will be in March, with feedback being shared in April at DAC, DELAC, SUN meetings, and at sites. Late April/Early May the LCAP will be written for the first reading at May 22 board Meeting.
 
The sample questions appear to be site based. How will these answers be used to compile a district plan? And, where is the SRTA consultation on the calendar?

F.5.(Discussion) Santa Rosa City School 2019-20 Projected Enrollment (Finalized: February 13, 2019) and Staffing Update
SRCS states that we have 17 total resignations and retirements at this time, but the count from the Agenda reports is up to 24 for this year.

• 143 secondary teachers at 119 or fewer student contacts ● 240 secondary teachers at 120-164 student contacts ● 49 secondary teachers at 165 + student contacts ● 88.5% of teachers are working at less than full contractual student contacts

This is the difficult reality of scheduling. It is impossible to have all teachers teaching 165 students. In our system, we continue to experience particularly high turnover in the positions associated with scheduling, so that we are lacking the wisdom that experience brings.

• 48.6 FTE of certificated vacancies is staggering. This represents roughly  (48.6 x 165) 8000 students that are not being taught by highly qualified staff.
• 95.3 FTE of classified vacancies is just as staggering.

It appears that there are still serious issues around position control. How many of these vacancies are we filling with overtime hours, or contractors? How many are not being filled?

F.6. (Action) Approval of Syserco for assistance with Proposition 39 Energy Efficiency Projects
Staff reviewed each submission in November and found that all three respondents were experienced firms. The final selection was based on the following;
§ Experience, location and staff availability
§ Existing relationship to the District
§ Recommendation from PG&E and CLEAResult, both firms whom the District was currently working with on energy projects.
Staff concluded that Syserco was the overall best fit.
Local trades have spoken at several recent board meetings about this contract, because the district is not using local unionized contractors.

G. INFORMATION ITEMS
G.1. Educational Acronyms and Abbreviations

G.2. Sonoma County Office of Education (SCOE) School Visitation Quarterly Report
Attachment: Williams Settlement Quarterly Report

Tentative Future Agenda Discussion Items
SRTA encourages members to prepare for the following possible future agenda items.
 
Mar 13
Ases Mid-term eval
Riff Notification
Student Voice Policy
2nd Interim Report

Mar 27
Ethnic Studies Board Policies
FCMAT Update
Parcel Tax

Apr 10
Tobacco Grant
Keysight and SRCS Partnership
Gap Year Sonoma Coure at PHS

Apr 17
Spl Mtg
Board Study Session - Strategic Planning

Apr 24
CTE Update
College and Career Center Update


SRTA looks to the  future scheduling of the following tabled items:

• Dress Code
• Fir Ridge Update and Developer Fees
• Creative Brain
• Strategic Plan
• Financial Aid Awareness Month
• T & L K-12 Update
• Report on Janus
• Illuminate Update
• Emergency Preparedness Discussion
• BEST Plus Update
• Foss Curriculum Approval (This has been purchased)
• ELPAC Update
• PE update
• Student and Family Engagement (SAFE) update
• Goal 2 update: Suspensions, Wellness Center, intras/inters, toolbox
• Update on ALPS

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En Espanol

JUNTA REGULAR DEL CONSEJO

Escuelas de la ciudad de Santa Rosa

23 de enero de 2019
Ayuntamiento de Santa Rosa - Salas del Ayuntamiento
Avenida Santa Rosa 100, Santa Rosa


4:00 pm sesión cerrada

B.3. Disciplina del empleado público / despido / liberación

SRTA espera que habrá  miembros de dejaran ir antes de esta reunión de la junta directiva que "no encajen bien" en nuestro distrito, así como a los miembros que dejaran ir debido a una "Reducción en vigor" para la fecha límite del 15 de marzo.


B.3. Conferencia Con Negociador Laboral (SRTA / CSEA)

Los equipos de negociación de SRTA y SRCS se reunirán antes de la reunión de la junta.

PERB nos ha enviado de vuelta a la mesa, donde SRCS debe proporcionar una oferta por escrito.


6:00 PM Sesión Abierta

Tómese un tiempo para revisar la siguiente versión abreviada de la agenda. Si desea comentar sobre algún artículo, envíe un correo electrónico a agendacomments@srcs.k12.ca.us. Por favor, CC wearesrta@gmail.com en sus comentarios.

Las reuniones regulares se televisan en el canal de cable local 27 y se retransmiten el sábado siguiente a las 7:00 PM y nuevamente el domingo a las 9:00 AM. Los videos de las reuniones también se transmiten en vivo y se publican en el Canal de YouTube de SRCS: enlace a videos de reuniones anteriores.

C.10. Comentario público sobre artículos no de agenda

Los miembros de SRTA están invitados a completar tarjetas de orador azul para hablar con la mesa directiva por hasta tres minutos. Los temas que no están en la agenda se tratan en este momento. Los temas en la agenda se tratan durante la discusión del tema, utilizando la misma tarjeta azul.

Se necesitan oradores en la reunión de la junta directiva para ponerle una cara a los mensajes contenidos aquí. Comprométase a asistir a una reunión de la junta directiva y hablar sobre un tema de la agenda que le afecte a usted o a sus estudiantes.

E. ARTÍCULOS DE CONSENTIMIENTO

E.2. Aprobación de Transacciones de Personal

SRTA le da la bienvenida de nuevo a los recintos de Rochelle Cooper (RHS), Katherine Cauvin (MHS), Michael Adams (Biella) y Theresa Adams (Biella).
SRTA se despide con cariño de fin de año a Ashlee Proud-Moreno (MCHS).
SRTA aprecia a nuestros cuatro jubilados más anunciados: Jon Robbins (MCHS), Kristie Gardner (RHS), Clare D. Mata (PHS) y Debbie Chiurco (HCMS). Gracias por sus 84 años de servicio combinado a los estudiantes de nuestro distrito. ¡Le deseamos una jubilación larga y agradable!


E.5. Aprobación de Contratos

A SRTA le preocupa que por tercer año consecutivo, se contrate a un asesor por $80,000 para ayudar al especialista ya contratado en la supervisión de las instalaciones de bonos


#        Proveedor        Costo            Descripción                
Sirviendo a todos los estudiantes

3
KTR Facilities Consulting, Inc.
$ 80,000.00
Renovación del contrato para ayudar al Director de Bonos / Instalaciones en todas las capacidades de análisis, redefinición y organización. Facilitar los procesos y procedimientos del departamento de instalaciones. Elaboración de presupuestos y prácticas de compras en materia de Gestión de la Construcción.

4





Educación en círculos
$ 5,000.00
Los especialistas en restauración, uno que representa a cada escuela, asistirán a dos (2) capacitaciones en profundidad.


5
Estrategias cooperativas
gratis
Encuestará a los estudiantes que salieron del distrito porque fueron afectados por los incendios el mes de octubre de 2017 sobre su posible retorno. financiado por la Fundación Comunitaria del Condado de Sonoma y United Way.


Sirviendo a estudiantes de primaria

1
Wenger
$ 90,516.81
Reenvío de la última reunión, con deducción de alfombras, hay una reducción de alrededor de $1000.


Al servicio de estudiantes de secundaria

2
Safari en el aula
$ 525.00
Nivel II de Biología de la Escuela Secundaria Piner, Ciencias de la Salud y Biotecnología año dos (2) cursos (fondos del sitio)


E.6. Aprobación de Planes de Seguridad de Primaria y Secundaria.

Los planes revisados ​​de seguridad escolar fueron aprobados por cada consejo de sitio escolar y están disponibles para su revisión en cada escuela y en la oficina de currículo e instrucción.

Tras la aprobación del plan de emergencia del distrito esta primavera, los planes de seguridad escolar se actualizarán utilizando una nueva plantilla.

Nueva Plantilla de Plan de Seguridad Escolar de CDE

SRTA alienta a los miembros a revisar los planes de seguridad de su sitio. Nos gustaría que el distrito comunique el proceso que usarán para crear el Plan de Emergencia del Distrito.

E.7, 8 y 9. Aprobación de descripciones de puestos Supervisor clínico de salud mental, administrador de sistemas de comunicaciones y redes y nuevo puesto de gerente de custodia
SRTA está confundido por qué es necesario agregar una nueva posición de administrador de conserje. Necesitamos más  conserjes, no hay duda, pero ¿no son nuestros conserjes los responsables de la mayoría de los artículos en esta descripción del trabajo?
E.11. Aprobación de la solicitud de beca en bloque de bajo rendimiento
SRCS está recibiendo una beca de $1.2M debido a nuestros bajos resultados de CAASPP. La documentación adjunta establece $ 5,219 en fondos del sitio para cada ES, y $ 32,788 para cada MS y HS. ¿Serán estos fondos parte de cada sitio SPSA?
Monroe, Cook, Comstock, Slater, EAHS, Arts Charter, FACS y Ridgway están programados para dos años más de desarrollo profesional dirigido por Innovate Ed.


E.12. Aprobación de los cursos de Desarrollo del Idioma Inglés (ELD) y Desarrollo del Lenguaje Académico (ALD)
El costo de la nueva adopción 7-12 que se está probando en la primavera de 2019 tiene un costo estimado de 1.5 millones de dólares. Si bien queremos apreciar un poco de avance en nuestro Plan Maestro de EL, SRTA está confundido acerca de lo que genera este gasto para este artículo. ¿Será esto para el currículo?
Estas descripciones de los cursos parecen minimalistas. Entendemos que el currículo será adoptado para apoyar estas clases. El plan es actualizar estas descripciones de cursos después de que se adopte el currículo.
Desarrollo del lenguaje académico (recién llegado)
Desarrollo del lenguaje académico 11-12
Desarrollo del lenguaje académico 7
Desarrollo del lenguaje académico 8
Desarrollo del lenguaje académico 9-10
Documentación de Aprobación del Curso
Inglés Fundacional para los recién llegados
F. DISCUSIÓN / ARTICULOS DE ACCIÓN
F.2. Programa y servicios para estudiantes de inglés (acción) Actualización y aprobación de nuevos criterios de reclasificación
SRCS está cambiando los requisitos de reclasificación.
Evaluación del dominio del idioma inglés en California (ELPAC) Puntaje general de (4) Bien desarrollado
Recomendación del maestro
Se debe informar a los padres sobre el proceso de reclasificación y el estado de sus hijos, y tener la oportunidad de hacer preguntas.
El estudiante EL puede rendir tan bien o mejor que sus compañeros nativos de nivel de grado en inglés en evaluaciones estadísticamente normalizadas (es decir, SBAC, Let´s Go Learn, Evaluación de Lectura del Desarrollo). Vea el documento adjunto para requisitos específicos por nivel de grado. Criterios de reclasificación (ENG)

AB 2735 es una nueva ley que prohíbe a los aprendices inglés que se les niegue la inscripción en cursos de currículo básico, cursos requeridos para graduarse de la escuela secundaria o cursos para fines de reconocimiento de admisión a la universidad, como colocación avanzada o cursos de honores. Hay una diferencia entre alentar y exigir.
El monitoreo federal encontró que los estudiantes recién llegados no reciben instrucción de contenido básico a nivel de grado, los EL no cumplen con los estándares de rendimiento y contenido del distrito para sus respectivos niveles de grado, el ELD designado no existe para todos los aprendices de inglés, los materiales no están alineados ni basados ​​en el nivel de grado sobre los Estándares Estatales Básicos Comunes para ELD.
Nuestra respuesta del distrito a estos hallazgos federales es crear los nuevos cursos de ELD en el artículo E12, requerir cursos a-g para todos los estudiantes, ofrecer oportunidades de desarrollo profesional para todos los maestros, proporcionar instrucción ELD diaria de alta calidad, proporcionar materiales y capacitación de ELD de alta calidad y usar Evaluaciones formativas para orientar la instrucción con frecuencia.
Los estándares de ELD de CA deben ser utilizados por todos los maestros del área de contenido, así como también por los maestros de ELD para asegurar el apoyo a nuestros estudiantes EL. SRTA espera consultar sobre el plan de desarrollo de datos para implementar esto.
F.3. (Discusión) Monitoreo del Programa Federal
SRTA está preocupada por las deficiencias señaladas en este estudio de nuestro distrito.
Se tomaron muestras de EAHS, HCMS y SRHS para esta revisión. Se encontraron 7 deficiencias para Educación Compensatoria, 8 para Equidad en la Educación y 14 para Estudiantes de inglés. En general, no hay pruebas suficientes de que cumplamos con los Fondos de Títulos Federales. Esto cubre comunicaciones, evaluaciones, políticas, procesos e identificación y tratamiento de disparidades. Hubo varias deficiencias en nuestro programa EL. Los sitios parecen no haber obtenido todas sus asignaciones de Título 1, y las decisiones de presupuesto y contabilidad no fueron todas aceptables.
F.4. (Discusión) Encuesta del Plan de Responsabilidad de Control Local
El intercambio de ideas, que se ha utilizado durante los últimos dos años, será para las familias y las partes interesadas en los grados TK-8.
YouthTruth, que es una encuesta financiada por una beca, será para las familias, los estudiantes y las partes interesadas de nuestras cinco escuelas secundarias integrales y la escuela secundaria de continuación.
Las encuestas se realizarán en marzo y los comentarios se compartirán en abril en las reuniones de DAC, DELAC, SUN y en los sitios. A finales de abril / principios de mayo, el LCAP se escribirá para la primera lectura en la reunión de la junta del 22 de mayo.
Las preguntas de muestra parecen estar basadas en el sitio. ¿Cómo se utilizarán estas respuestas para compilar un plan de distrito? Y, ¿dónde está la consulta SRTA en el calendario?


F.5. (Discusión) Santa Rosa City School 2019-20 Inscripción proyectada (finalizada: 13 de febrero de 2019) y actualización de personal
SRCS afirma que tenemos 17 renuncias y retiros totales en este momento, pero el recuento de los informes de la Agenda es de hasta 24 para este año.
143 maestros de secundaria a 119 o menos contactos estudiantiles ● 240 maestros de secundaria a 120-164 contactos estudiantiles ● 49 maestros de secundaria a más de 165 contactos estudiantiles ● 88.5% de los maestros trabajan a menos de contactos contractuales de estudiantes
Esta es la difícil realidad de la programación. Es imposible que todos los profesores enseñen a 165 alumnos. En nuestro sistema, continuamos experimentando una rotación particularmente alta en las posiciones asociadas con la programación, por lo que carecemos de la sabiduría que aporta la experiencia.
48.6 FTE de vacantes certificadas es asombroso. Esto representa aproximadamente (48.6 x 165) 8000 estudiantes que no están recibiendo instruccion  por personal altamente calificado.
95.3 FTE de vacantes clasificadas es igual de asombroso.
Parece que todavía hay problemas serios en el control de posición. ¿Cuántas de estas vacantes estamos llenando con horas extras o contratistas? ¿Cuántos no se están llenando?


F.6. (Acción) Aprobación de Syserco para asistencia con los Proyectos de Eficiencia Energética de la Proposición 39
El personal revisó cada presentación en noviembre y encontró que los tres encuestados eran empresas con experiencia. La selección final se basó en lo siguiente;
§ Experiencia, ubicación y disponibilidad de personal.
§ Relación existente con el Distrito.
§ Recomendación de PG&E y CLEAResult, ambas empresas con las que el Distrito estaba trabajando actualmente en proyectos de energía.
El personal concluyó que Syserco era el que mejor se ajustaba en general.
Los intercambios locales han hablado en varias reuniones recientes de la junta sobre este contrato, porque el distrito no está usando contratistas sindicalizados locales.
G. ARTICULOS DE INFORMACION
G.2. Informe Trimestral de Visitas a las Escuelas de Educación del Condado de Sonoma (SCOE)
Adjunto: Informe trimestral de liquidación de Williams
Artículos de discusión de la agenda futura tentativa
SRTA alienta a los miembros a prepararse para los siguientes puntos posibles de la agenda futura.


Mar 13
Ases evaluación de medio término
Notificación Riff
Política de voz del estudiante
2do informe interino
Mar 27
Políticas de la Junta de Estudios Étnicos
Actualización FCMAT
Impuesto a las parcelas
10 de abril
Beca de tabaco
Keysight y SRCS Partnership
Gap Year Sonoma Coure en PHS
17 de abril
Spl Mtg
Sesión de estudio de la Junta - Planificación estratégica
24 de abril
Actualización CTE
Actualización del Centro Universitario y de Carreras


SRTA mira a la programación futura de los siguientes elementos de tabla:
Código de vestimenta
Actualización de Fir Ridge y tarifas de desarrollador
Cerebro creativo
Plan estratégico
Mes de Concientización sobre la Ayuda Financiera
T & L K-12 Actualización
Informe sobre Janus
Actualización de Iluminate
Discusión de preparación para emergencias
Actualización BEST Plus
Aprobación del currículo de Foss (esto ha sido comprado)
Actualización de ELPAC
Actualización de PE
Actualización de Participación de Estudiantes y Familias (SAFE)
Actualización del objetivo 2: suspensiones, centro de bienestar, intras / inters, caja de herramientas
Actualización sobre ALPS

SRTA ha presentado Cargos de Práctica Laboral Injustas ante PERB.
SRTA no ha recibido respuesta de SRCS a nuestro Cese y Desista.